Kế toán

Hồ sơ chứng từ đầy đủ của chi phí xăng dầu, cầu đường, thuê xe cho DN

2018-10-01 11:30:35

Hồ sơ chứng từ đầy đủ của chi phí xăng dầu, cầu đường, thuê xe cho DN gồm những giấy tờ gì để chi phí là hợp lý khi giải trình với cơ quan thuế. Đại lý thuế Công Minh (http://congminh.com.vn) xin được chia sẻ tới các bạn bộ hồ sơ đầy đủ về chi phí xăng xe, thuê xe, cách hạch toán các chi phí này qua bài viết sau đây.

Hồ sơ chứng từ đầy đủ của chi phí xăng dầu, cầu đường, thuê xe cho DN

1. Căn cứ

Căn cứ Khoản 1 điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC được sửa đổi tại điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định điều kiện tính chi phí được trừ bao gồm:

- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;

- Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

- Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên ghi trên hóa đơn mà đến thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp chưa thanh toán và chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp khi thanh toán doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt (kể cả trong trường hợp cơ quan thuế và các cơ quan chức năng đã có quyết định thanh tra, kiểm tra kỳ tính có phát sinh khoản chi phí này).

Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ đã thanh toán bằng tiền mặt phát sinh trước thời điểm Thông tư này có hiệu lực thi hành thì không phải điều chỉnh lại theo quy định tại Điểm này.

Căn cứ điểm 2.3 Khoản 2 Thông tư 78/2014/TT-BTC được sửa đổi tại Điểm 2.3 Khoản 2 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định:

Phần chi vượt định mức tiêu hao nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hoá đối với một số nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa đã được Nhà nước ban hành định mức.

==>> Như vậy từ năm 2014 Doanh nghiệp không phải gửi đăng ký định mức tiêu hao cho cơ quan thuế nhưng vẫn phải xây dựng định mức lưu tại đơn vị và chấp hành các định mức nếu Nhà nước có quy định.

2. Hồ sơ đầy đủ

a. Trường hợp Xe ô tô thuộc sở hữu của doanh nghiệp

- Hồ sơ chuẩn bị bao gồm:

+ Bản đăng ký sử dụng xe đi công tác;

+ Bản xác nhận giao hàng bằng xe;

+ Lịch trình hoạt động xe;

+ Định mức sử dụng nhiên liệu;

+ Cuối tháng tổng hợp số ki-lô-mét xe chạy. Từ đó xác định số nhiên liệu tiêu thụ cho một tháng;

+ Hóa đơn GTGT tiền xăng;

+ Quy chế về sử dụng xe của doanh nghiệp;

b. Xe ô tô là đi mượn, đi thuê

- Hồ sơ chuẩn bị bao gồm:

+ Hợp đồng thuê xe, mượn xe trong đó ghi rõ bên đi thuê chịu mọi chi phí về xăng xe, vé xe…;

+ Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng của việc thuê xe – Chứng từ thanh toán;

+ Mục đích của việc thuê xe phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh;

+ Lịch trình hoạt động xe;

+ Định mức sử dụng nhiên liệu;

+ Cuối tháng tổng hợp số km xe chạy. Từ đó xác định số nhiên liệu tiêu thụ cho một tháng;

+ Hóa đơn GTGT của xăng;

Chú ý:

- Đối với chi phí thuê xe trên 100 triệu đồng/năm thì nộp bổ sung 3 loại thuế sau:

+ Thuế môn bài

+ Thuế GTGT   : 5% x doanh thu tính thuế GTGT

+ Thuế TNCN   : 5% x doanh thu tính thuế TNCN

Xem thêm: Cách tính thuế GTGT, TNDN, thuế môn bài trên tiền thuê xe, thuê nhà

http://congminh.com.vn/article/Bo-ho-so-day-du-de-tien-thue-nha-la-chi-phi-hop-ly/

3. Cách hạch toán chi phí thuê xe, xăng xe

a. Hạch toán Chi phí thuê xe

- Nếu chi phí thuê xe thanh toán theo từng kỳ.

Nợ TK 641, 642, 627,154

Có TK 111, 112, 331

- Nếu thanh toán chi phí thuê xe nhiều kỳ.

Nợ TK 242

Có TK 111, 112, 331

- Định kỳ phân bổ vào chi phí

Nợ TK 641, 642, 627,154

Có TK 242

b. Hạch toán Chi phí xăng dầu, cầu đường 

- Chi phí xăng dầu, cầu đường hạch toán:

Nợ TK 152, 627, 154...

Có TK 111,112, 331...

- Cuối tháng, căn cứ vào định mức và số km xe chạy để xuất kho hạch toán:

Nợ TK 621, 154

Có TK 152...

Trên đây Đại lý thuế Công Minh đã đưa ra hồ sơ đầy đủ cho các chi phí thuê xe, xăng dầu, cầu đường trong doanh nghiệp để các bạn tham khảo:

http://congminh.com.vn/Ho-so-chung-tu-day-du-cua-chi-phi-xang-dau-cau-duong-thue-xe-cho-DN/

Mời các bạn tiếp tục đón đọc các bài viết tiếp theo của chúng tôi.

Chúc các bạn sức khỏe, may mắn và thành công!

Thông tin liên lạc

Hải Nguyễn (CPA, CPTA, Valuer)

Tổng giám đốc

Tel: 0989 258 233 - 0919 258 233

Mail: honghai@congminh.com.vn


Đào Hữu Linh (CPTA)

Phó Tổng giám đốc

Tel: 0901 880 768 - 0961 880 768

Mail: huulinh@congminh.com.vn


Linh Mai (CPA, CPTA, Valuer)

Phó Tổng giám đốc

Tel: 0989 639 669

Mail: yenlinh@congminh.com.vn

Đối tác